Nothing found

Gjør IT-prosjektet til en suksess

Teknologi og kompetanse – sammen med gode prosesser og tett kundedialog – har stor betydning for om et IT-prosjekt blir en suksess.
Med stadig mer komplekse IT-prosjekter hos kunder som er opptatt av merverdi, er det mye som tyder på at tverrfaglighet og god forretningsforståelse blir vel så viktige suksessfaktorer.

Suksessfult IT-prosjekt

Et suksessfylt IT-prosjekt som gir kundene de gevinstene de vil ha, krever en leverandør som har forstått kundens behov i tidlig fase, foreslår en løsning som dekker disse behovene, og som evner å levere løsningen som er foreslått. Hvilke krav stiller det til IT-leverandørene i tilbuds- og gjennomføringsfasen? Vi spurte Monica Saxebøl, leder for Datametrix`prosjektavdeling, og Ingunn Hansen Skjæret, leder for BID Management, om hvordan Datametrix jobber for å lykkes – fra tilbudsfase til ferdig løsning.

IT-prosjekt

Monica: Ett av de viktigste  spørsmålene vi stiller oss  selv aller først er hvordan  vi best kan bidra til at kunden blir fornøyd.  I dette ligger et kritisk blikk på om vi har de rette løsningene og den riktige kompetansen. Blant annet opplever vi at det blir stadig  flere dialogbaserte tilbud – også  når det gjelder offentlige anbud.  Mest vanlig er dette ved nordiske løsninger eller svært store prosjekter, hvor kundene er mer opptatt av å få dekket sine behov  fremfor  å velge den ene  løsningen foran den andre.  Selv om

slike prosesser er krevende både  for oss  og kundene, er denne type  tilbudsprosesser spennende og lærerike.

– Kan du si litt mer om hvordan dette fungerer?

Monica: Da går tilbyderne – før selve  tilbuds- fasen – i dialog med  to–tre  aktører  hvor de får inngående råd om ulike løsninger. Det er også  vanlig å gjennomføre workshops, og basert på denne sonderingen utarbeider oppdragsgiveren en forespørsel som leverandørene må svare  på.

– Hva synes du om slike  prosesser?

Monica: Selv om det er krevende prosesser, har jeg utelukkende positive  erfaringer med dialogbaserte tilbud. Ved denne type konkurranser er det spesielt viktig å etablere en tverrfaglig gruppe som  i større grad evner å se alle kundens behov.

– Hvor sterke mener du Datametrix er på dette?

Monica: Jeg  mener vi bedre får vist frem vår kompetanse i slike prosesser. Blant annet har vi blitt bedt  om å intervjue  oppdragsgiverens ansatte, mens innkjøperen deres satt  ring- side og vurderte våre spørsmål og hvordan

vi fungerte i gruppen. I slike settinger får vi virkelig vist hva vi duger  til. Jeg  tror Datametrix har et fortrinn ved slike dialog- baserte tilbud. Både  fordi vår kultur trigges av denne type  møter og presentasjoner, og fordi vi er en inkluderende gjeng  som  liker å komme tett  på kundene.

– «Silotankegangen», med begrenset dialog mellom funksjonene har utgått på dato.

Tett på 

Hvordan jobber dere for å styrke tverrfagligheten i prosjektene?

Ingunn: Ved alle tilbud etterstreber vi å sette sammen en så sterk  og tverrfaglig gruppe for tilbudsskrivingen som  mulig, for å sikre at alle aspektene i forespørselen blir best mulig dekket, noe som  under  og etter implemen- teringen gir den beste løsningen og opplevelsen for kunden.

– Hva gjør dere konkret?

Ingunn: Alle større forespørsler blir evaluert før det settes ned et tilbudsteam for å besvare. Dette gjør vi gjennom et såkalt Bid-råd, hvor alle fagområder som  skal levere kompetanse inn i tilbudsskrivingen er representert. Slik sikrer vi at vi har all nødvendig kompetanse om bord fra første stund, slik at vi i størst mulig grad kan forstå  kunden og dens behov.

– Hvor flinke er dere til å avdekke kundens behov?

Monica: Vi mener vi er flinke til å avdekke kundens behov  i nye kunderelasjoner. For kunder  som  vi har hatt  lenge,  må vi passe oss  for å ikke gå på autopilot. Derfor er det i de eksisterende kunderelasjonene nyttig å bringe inn nye personer med  annen type kompetanse. Det vi ser  er at kundene ofte har god oversikt  over mulige  løsninger, men de trenger rådgivningsbiten for å sette løsningene de ønsker seg  ut i livet.

– Hvor ærlige tør dere å være mot kundene, for eksempel når kundene har urealistiske forventinger til prosjektets budsjett?

Ingunn: Jeg  mener helt klart at vi tør å være ærlige.  Min erfaring  fra tilbudsfasen er at vi tar en rådgiverrolle  overfor kundene, der vi forsøker å kommunisere hva vi mener er den rette løsningen – selv om det går litt på tvers av enkelte av kundens krav og forventninger fra forespørselens  kravspesifikasjon. I tillegg er det spesielt kritisk at vi i tilbudsfasen tidlig involverer de som  skal jobbe  med  caset etterpå, slik at vi ikke beskriver ting som  de ikke kan levere.

Monica: Forventningsstyring er ekstremt viktig, og dette krever tett  dialog mellom tilbudsavdelingen, prosjektlederne og kunden. Det har hendt at vi har merket at forventingene ikke henger sammen med ressursene kunden har til rådighet, men  jeg har aldri opplevd  at vi har trukket  oss  ut av et prosjekt som  følge av dette. Vi anstrenger oss  til det ytterste for å finne en løsning kunden blir fornøyd  med.