Gran kommune - nettverk og IP telefoni

Forbrukerrådet rangerer Gran som landets 5. beste kommune når det gjelder servicenivå. Kommunen gir IP-telefoni og nytt stabilt datanettverk noe av æren.

– Det er ingen tvil om at IP-telefoniløsningen fra Datametrix og Cisco bidrar til at Kommune-torget er i stand til å yte bedre service, fastslår faglig leder for kommunens IKT-avdeling Tore Løvhaug.

Gran kommune var blant landets første kommuner da de i 2003 tok i bruk IP-telefoni. Teknologien gir kommunen kostnadsreduksjoner og mer effektiv drift, og bidrar samtidig til høyere servicenivå mot kommunens innbyggere. Lite venting og presisjon i svarene er nøkkelfaktorer til bedre service.

– IP-telefoniløsningen fra Datametrix med sin integrasjon mellom telefon og kalenderen i Outlook bidrar til at Kommunetorget umiddelbart ser om ansatte i kommunen som ringes via sentralbordet er ledige eller ikke. Dermed sparer brukerne tid på å vente på telefoner som ikke blir besvart, samtidig som de ansatte ved sentralbordet får frigjort tid til å yte bedre service, mener Løvhaug.

Teknologien i seg selv er imidlertid ingen garantist for serviceforbedring, kun et verktøy. Datametrix mener Gran kommune har skjønt og tatt teknologien på alvor for å skape forbedringer internt.

– Gran kommune var veldig bevisste på å informere og kurse folk i innledningsfasen, og i etter-tid fulgt de ansatte tett opp for å ta løsningene i bruk. Dermed oppnår man effektene. Dessuten har kommunen flinke folk som følger dette opp, og som forstår telefonisystemet godt. I innføringen av ny teknologi er det mange virksomheter – både offentlig og privat – som kan ta eksempel av Gran, sier Key Account Manager Jan Halvorsen i Datametrix.

Interne gevinster
De største gevinstene ved IP-telefoni i Gran kommune er imidlertid interne. Kommunen er stor i utstrekning, og har mange aksesspunkter. Tolv skoler, tre alders- og sykehjem, to bibliotek, flere barnehager og andre lokasjoner for blant annet Teknisk Etat – på begge sider av Rands-fjorden – er koblet sammen i nettverket. Og med gratis intern ringing oppnår kommunen kostnadsreduksjoner. Alle Telenor-abonnement er oppsagt.

IP-telefoni har også løst mange utfordringer når det gjelder det store antall endringer kommunen har vært gjennom de siste årene. Dette omfatter strukturelle endringer, og større grad av samarbeid på tvers av etater. Tidligere måtte kommunen leie inn Telenor-konsulenter for å bytte og etablere nye telefonnummer. Nå gjør IKT-avdelingen det samme på få minutter.

Uten en tråd
Mulighetene innenfor IP-telefonien har blitt utnyttet ytterligere – blant annet relatert til trådløse nett.
– Vi har bygget opp trådløse aksesspunkter, både i administrasjonen og i barnehager og skoler. For skolene og barnehagene er fordelene særlig synlig, med ansatte som beveger seg mye ute. Dette gir langt større tilgjengelighet med påfølgende høyere servicenivå mot foreldre, sier han. Mobiltelefoner skal også integreres i nettet, slik at man bruker det interne nettverket kostnadsfritt når man er innenfor kommunens trådløse nett, og GSM-nettet når man beveger seg utenfor dette.

Kommunen bruker Cisco fasttelefoner av typen 7941. Telefonen er i praksis en svitsj som man kobler til PC, og dermed spares et aksesspunkt.

Men IP-telefoni byr også på utfordringer.

– Det blir svært forretningskritisk for kommunen når vi drifter det selv. Det krever gode serviceavtaler med rask responstid, og det har vi med Datametrix. Det er helt avgjørende å ha et godt forhold til leverandøren, og at serviceavtalene er gode nok. Vi hadde en episode i sommer da hovedsentralen var nede, og hvor Datametrix raskt leverte ny server, som var oppe morgenen etter.